Kamčo, co přináší digitalizace personálních dokumentů?

Hlavní přínos spočívá v možnosti podepisovat a doručovat personální dokumenty elektronicky, čímž se eliminuje nutnost tisku papírových dokumentů. Digitalizujeme tzv. „pozitivní“ dokumenty, které představují přibližně 98 % všech personálních dokumentů. Písemnosti, které souvisejí s ukončením pracovního poměru, zůstávají tištěné – primárně kvůli preferenci osobního setkání a striktnějším požadavkům Zákoníku práce.

Dříve se dokumenty zasílaly zaměstnancům v papírové podobě a podepsané se vracely přes interní poštu v některých případech i měsíce. Po podpisu následovalo skenování, založení a archivace do osobních spisů. Nově systém zahrnuje elektronický podpis, automatickou archivaci do digitálních spisů a možnost přístupu přes mobilní zařízení. Proces je teď plně digitální, rychlejší a efektivnější.

Jak vypadá nový systém v praxi?

Například při změně úvazku se po schválení dokument automaticky vygeneruje, personalistka jej zkontroluje a odešle zaměstnanci k elektronickému podpisu. Po obdržení notifikace zaměstnanec dokument jednoduchým proklikem podepíše online. Hotový dokument se poté automaticky uloží do osobního spisu a zašle na soukromou elektronickou adresu zaměstnance, buď na e-mail nebo do datové schránky.

Tisknout není nic potřeba. Zvyšuje se tak bezpečnost dokumentů, po bance nám nekolují osobní dokumenty. Zaměstnanci mohou podepisovat odkudkoli a šetříme čas nás všech. Využili jsme interní službu SigMa, což je vnitřní bankovní podpisová služba vyvinutá naším IT týmem. Zní to jednoduše, ale je za tím spousta práce, komponent, služeb a integrací.

Říkala jsi taky, že bys ráda pochválila kolegy z IT. Koho přesně máš na mysli?

Klíčovou roli v digitální inovaci hráli a stále hrají tito skvělí kolegové se svými týmy:
 

• Squad Digitální podpis (Tomáš Koutný): Vyvinuli a implementovali službu SigMa, která nám umožňuje efektivně spravovat elektronické podpisy.

• Tým Bezpečnostní architektura a governance (Lukáš Lorenc): Nastavili elektronicky podepsané dokumenty v souladu s legislativními a bezpečnostními požadavky.

• Tým Security Delivery a Security Design (Bohuslav Horňák a Lukáš Gogolák): Vybudovali spolehlivou bezpečnostní infrastrukturu, která zajišťuje ochranu dat a bezpečné fungování systému.

• IT Squad DMS (Antonín Herzog a Josef Hřebačka): Zajistili dlouhodobou důvěryhodnost digitálních dokumentů.

• IT Squad EOM (Petr Thiel): Implementovali zasílání dokumentů na elektronické adresy zaměstnanců.

• P&C Squad SAP Application (Svatava Petříková): Odpovídala za testování a implementaci v SAP aplikacích.

Vše probíhalo pod záštitou PMO Reného Donáta a test manažera Miloše Nováka, kterým patří velké díky. Naší oporou byl zejména v začátcích analytik Ondřej Vomáčka a designer Martin Brachtl z IT týmu Architektura.

Samozřejmě nelze opomenout kolegy z Erste Digital, Ivana Bucko a Christopha Horvatha, kteří zajišťují správu našich SAP aplikací. Projekt byl ukončen a předán do správy do linie, kde veškeré další úpravy nyní řídí Bohumil Nejedlý z IT Squadu P&C Enabling & Platforms. 

Všichni členové týmů si zaslouží uznání za své úsilí při realizaci klíčových iniciativ. Bez nich bychom nemohli uskutečnit to, čeho jsme dosáhli. Ještě jednou díky za jejich skvělou práci a nasazení! 😊

Jak to řeší jinde, kde nemají své vývojáře?

V minulosti nebyla legislativa k digitalizaci moc přívětivá, takže hodně firem od takových záměrů ustoupilo – případně digitalizovali jen ty personální dokumenty, u kterých doručení neupravoval Zákoník práce. Teď už je vše na lepší cestě, protože loňská novela Zákoníku práce určité uvolnění přinesla. V jiných organizacích služby digitálního podpisu outsourcují, a to za nemalé náklady.

Ve Spořce využíváme zhruba z 94 % nově vyvinutý interní podpis, za který nikomu nic neplatíme, a kterým mohou podepisovat všichni zaměstnanci. Naším nákladem je v tomto případě pouze interní správa aplikace. Produkt SigMa je navíc využitelný i jinými odděleními banky.

Pro zbylých 6 % podpisů využíváme Bank iD Sign a InSign, za které hradíme dodavatelské ceny. Díky internímu podpisu tedy šetříme až cca 8 milionů ročně na podepisování personálních dokumentů a platíme tak jen zlomek nákladů ve srovnání s outsourcingem, asi 6 %.
 

Jak dlouho práce na digitalizaci trvala? Kolik lidí se do ní zapojilo?

Prvotní myšlenka vznikla před čtyřmi lety, kdy jsme si dělali průzkum v jiných firmách, a pak v roce 2021 následovala ve spolupráci s naším procurementem poptávka a výběrové řízení, dále validace záměru a strategie v rámci Erste Group. V květnu 2022 nám byla schválena realizace projektu, který trval dva roky, do února 2024. V linii se věnujeme dokončování jednotlivých digi šablon personálních dokumentů a také spuštění posledního digi procesu – tedy elektronických podpisů pro nově nastupujícího zaměstnance. Celkově se na projektu podílelo asi třicet lidí.

Jaké výzvy jste museli během projektu řešit?

Výzev bylo hodně – přes standardní každoroční kopii testovacího prostředí, která nám způsobila nemalé zdržení, neplánované změny jiných navazujících systémů až po chybějící jednotný ticketovací nástroj pro všechny zúčastněné týmy (Erste Digital, ČS interní týmy a externí dodavatele). Museli jsme přehodnotit i formu zasílání dokumentů na osobní e-maily a do datovek zaměstnanců, kdy namísto zabalení dokumentů do ZIP souborů byla vyvinuta nová služba tzv. obálkového pdf, které nám umožňuje elektronicky podepsané přílohy zašifrovat bez porušení jejich integrity.

Jaké jsou další plány a kroky v rámci digitalizace personálních procesů?

V listopadu jsme zahájili pilotní projekt digitálního podepisování s nově nastupujícími zaměstnanci prostřednictvím podpisových služeb Bank iD Sign a InSign. Začátkem roku 2025 plánujeme tuto funkcionalitu rozšířit také do pobočkové sítě. Naším hlavním zaměřením bude dále stabilizace systému a kontinuální zlepšování uživatelské přívětivosti. Usilujeme o maximální automatizaci a co nejjednodušší a nejefektivnější používání systému. V průběhu roku 2025 navíc plánujeme zavést digitální podepisování personálních dokumentů také pro naše dceřiné společnosti.

Jakou roli hrála během projektu tvoje šéfová?

Měla jsem hodně volnou ruku. Jarka nastoupila do P&C v době, kdy jsme projekt akorát rozjížděli, a protože je digitalizaci a automatizaci velmi nakloněná, měla jsem její podporu už od samotného začátku. Mohla jsem se na ni obrátit s jakýmkoliv problémem, požádat o radu nebo o podporu a vždy mi vyšla vstříc. Byla to skvělá spolupráce a moc za ni děkuji.

Co bys poradila těm, kdo stojí před podobným projektem?

Doporučuji pečlivě promyslet všechny kroky, udělat si průzkum a následně detailní analýzu. Nezapomeňte na analýzu rizik a validaci řešení jak z pohledu právního, tak expertního soudním znalcem.  Úplně nejdůležitější je ale komunikace – ujistěte se, že všichni členové vašeho realizačního „core” týmu rozumí řešení stejně. Komunikace je ostatně důležitá ve všech fázích projektu – jak se stakeholdery, tak s realizačním týmem a v neposlední řadě i se samotnými zaměstnanci.

Není ani od věci přizvat externí konzultanty a technické experty, aby diskutovali s vaším IT a sdíleli s nimi své zkušenosti a know-how.

Počítejte taky s větší časovou náročností, protože během realizace odhalíte různé nedostatky, které budete muset řešit. Jestliže plánujete projekt na rok, pravděpodobně vám zabere roky dva.